Le système de RH et de paye de la prochaine génération : comment nous comptons faire les choses différemment

Comme l’a récemment annoncé le président, le gouvernement du Canada prend des mesures en vue de la création d’un nouveau système de paye. C’est un travail important et intéressant, et nous sommes déterminés à faire les choses différemment. Nous explorons les options qui s’offrent à nous pour le remplacement de Phénix par un nouveau système de RH et de paye de la prochaine génération.

Qu’est-ce qui sera différent cette fois-ci?

Je suis certain que c’est la question que beaucoup de gens se posent. D’abord et avant tout, il nous faut un système assurant une meilleure coordination des services de ressources humaines et de paye. Le système de RH et de la paye de la prochaine génération sera moderne, mobile et accessible en tout temps, car c’est exactement ce à quoi les fonctionnaires s’attendent, et ce qu’ils méritent.

Il reposera également sur le principe que la gestion des personnes va bien au-delà des transactions relatives à l’emploi :

  • La gestion des personnes joue un rôle crucial dans la réalisation des objectifs opérationnels, obtenir des résultats, et nécessite un leadership constant et des investissements soutenus en temps et en ressources.
  • Tous doivent mettre la main à la pâte : les gestionnaires, les employés, les spécialistes des ressources humaines, les organismes centraux et les agents négociateurs.
  • Les utilisateurs, comme les employés, les conseillers en rémunération et les gestionnaires, doivent être au premier rang des préoccupations et être consultés à toutes les étapes du processus de conception, de développement et de mise en œuvre du système.

Nous sommes fermement résolus à faire les choses de la bonne façon. Nous nous engageons à travailler avec des experts en la matière, les syndicats et des fournisseurs de technologie pour faire en sorte que le système soit conçu en fonction des besoins des employés, à la lumière des leçons du passé et des risques. Plus important encore, nous nous engageons à rester alertes tout au long du processus et à ne pas hésiter à rectifier le tir au besoin.

Nous avons besoin d’un système moderne, qui épaule les utilisateurs du jour où ils sont embauchés jusqu’au jour où ils quittent la fonction publique.

La stabilisation du système actuel revêt encore une importance cruciale

La reconnaissance du fait que le système Phénix n’est pas une solution à long terme ne diminue en rien l’importance de le stabiliser, une tâche qui doit être accomplie avant d’entreprendre la transition vers un nouveau système parce que la rémunération des employés avec exactitude et en temps opportun est primordiale.

Services publics et Approvisionnement Canada dirige cet important travail, avec l’appui du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Au moyen de l’équipe intégrée, nous continuerons à mettre tout en œuvre pour trouver des solutions et bien faire les choses pour nos employés.

Notre promesse de faire preuve d’ouverture à l’avenir

Nous avons l’intention de communiquer régulièrement de l’information transparente tout au long du processus de stabilisation de Phénix et de sélection d’un nouveau système de RH et de paye. De plus, nous utiliserons différents modes de communication pour faire le point sur l’avancement du projet, et lorsqu’il est possible de le faire, donner un aperçu du travail accompli en arrière-scène.

Et dans cette optique, je suis ravi de vous annoncer que cet été, nous avons :

  • procédé à une analyse préliminaire des fournisseurs;
  • publié un avis de projet de marché;
  • étudié l’expertise du secteur privé dans le but de trouver des solutions de remplacement novatrices pour le système;
  • commencé notre dialogue avec les syndicats quant à la manière de procéder.

Cet automne, nous allons :

  • prendre le pouls de l’expérience des utilisateurs en tenant des ateliers pour les employés;
  • publier une demande de propositions pour un nouveau système de paye et de RH.

Nous sommes déterminés à collaborer avec les employés, les experts, les syndicats et les fournisseurs de technologie pour faire les choses de la bonne façon. Nous en sommes à une étape critique de la conception d’un nouveau service qui garantira que les employés soient rémunérés avec exactitude et à temps. Nous n’accepterons de faire aucun compromis sur ce point.

Vous avez des idées sur ce que la prochaine mouture du système des RH et de la paye doit être capable de faire, ou bien des suggestions quant à la façon que ce système devrait fonctionner? Je vous invite à soumettre vos idées directement à l’équipe par courriel.

Merci!


Alex Benay

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Alex Benay
Dirigeant principal de l'information, gouvernement du Canada

Alex Benay est le dirigeant principal de l'information du gouvernement du Canada. Avant d'obtenir ce poste, Alex était président et chef de la direction de la Société des musées de sciences et technologies du Canada depuis juillet 2014.

De 2011 à 2014, Alex était vice-président, Affaires gouvernementales et développement des affaires, à OpenText. Il a joué un rôle de chef de file dans l'industrie numérique canadienne et a fait la promotion de la transition vers le numérique à l'échelle mondiale pour divers organismes, dont le G20, le Secrétariat pour les pays du Commonwealth et les Jeux olympiques. Avant son passage à OpenText, Alex a géré bon nombre d'équipes et de programmes à l'Agence canadienne de développement international, à Affaires étrangères et Commerce international Canada ainsi qu'à Ressources naturelles Canada et à Bibliothèque et Archives Canada.

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Commentaires

Soumis par Larry Menard le mer 29/08/2018 - 12:18

Integration with the financial system is essential and simplifying processes and rules will go a long way toward better use of self-serve tools. Unions must collaborate on the simplification of rules given that most originate in collective agreement language.

Soumis par Vernon von Fin… le Jeu 30/08/2018 - 12:17

You are right Larry...data and interoperability will drive how the new parts fit into our complex jungle of back-office systems!!! It will be crucial!

Soumis par Jennifer Hill le mer 29/08/2018 - 14:08

The existing peoplesoft - pheonix world of maternity leave is extremely confusing. I have spent many hours on the phone, by email making sure I've completed the right forms, put in the right leave amounts and with 5 weeks left before my leave I still feel as if I have no control over whether this will be processed properly. There should be dedicated and knowledgeable people who deal with these life events and the process should be singular and as simple as possible. The number of forms I filled out and scanned over was silly. The fact that no one explains them to you or advises you on their impact is also not ideal. I'm all for a more digital environment, but well trained people and a dummy proof user experience need to be up their as priorities.

Soumis par Fred le mar 11/09/2018 - 02:21

This comment is very much on the money - from time to time complex pay transactions arise. Employees need to be able to talk to someone with the wherewithal to actually help. There have been incremental improvements at the call centre, but it's not enough. We don't need to hear: "your issue may be escalated at some point in the future, depending on your story and some unknown factors at the Pay Centre, and once that is done at some indeterminate point in the future your pay file may be actioned". That's what we are hearing now.

Soumis par Hope le mer 29/08/2018 - 14:54

1) Having a human being assigned to each employee is pivotal. While automating a modern digital HR service will usurp the need for frequent human to human interaction, it is critical that humans can be reached if absolutely necessary, and that those humans have the capacity (and necessary training) to respond to and do actions on behalf of the employee. 2) An accurate status of ongoing tickets or issues that is visible to employees is needed, and will cut down on the call volumes of public servants with pay issues. Changes to that status should trigger an email or text notification, so that employees don't have to spend time logging in to check every day. 3) Any solution should be created with a safety net back-up plan that can be activated should issues arise. 4) Issues of missing pay should *not* be triaged solely by monetary amount but should take into consideration the ratio of the missing amount to income. For example, $2000 missing off someone's pay who makes $125K *may not be as meaningful* as $500 off a student's pay who makes $30K a year. This is an equity issue that needs to be considered. Thanks for taking the time to read this, and best of luck with creating a new, workable system for us!

Soumis par Anonyme le Jeu 30/08/2018 - 20:10

Yes! #2 especially. Can't tell you how many times my tickets would be classified as 'resolved', when in fact they were not. If we can order pizza and track when it's in the oven, on its way to us and delivered.. we should apply the same to support!

Soumis par Sheri Albers le mer 29/08/2018 - 17:26

Conventional wisdom would have told us to not build Phoenix in the first place: "Don't put all your eggs in one basket." and "If it ain't broke, don't fix it." So now they want to try again? Perhaps the answer is not in procurement, but in collaboration. For example, the CRA has a pay system in SAP that has been working well for years. Other departments had their working solutions, whose was best? Why are we trying to re-invent the wheel? If a department needs a pay system, one possible solution would be for them to look for a partner department with a good system that can expand to meet their needs (similar to CRA and CBSA sharing IT resources). As departments who need better pay systems partner with departments with good, solid existing systems, over time, a central "winner" would emerge as the best model, and the rest of the departments can be brought on board as needs arise. The problem with Phoenix was not only that it was implemented poorly, but that it was forced upon departments that did not need to be fixed. Before you try to find a new solution, allow departments to roll back to systems that already work. The benchmark for a new system should be something better than the best old system, not just better than Phoenix. Sometimes you need to back up to move forward.

Soumis par Guy B le mer 29/08/2018 - 21:07

One of the main problems with Phoenix was its implementation.They moved hundreds of thousands of pay files in two big waves, ending with tens of thousands of pay issues. Had they done it imcrementally starting with smaller departments they would have been able to detect problems early with a minimal number of issues to address before moving to another department. This is project management 101. Let's hope implementation of the future system will be smarter.

Soumis par Stephanie le Jeu 30/08/2018 - 12:17

One idea, at least in the short term could be to contract out about half of the pay files to a private company like ADP and have the other half be processed internally. The city of Toronto did something similar with garbage collection. This way, all of our eggs aren’t in one basket so if there are issues then there is another side willing to take over, and it would encourage both sides to do the best work possible because of one side doesn’t do the job well, then the other side will get more work. This would be a great kind of accountability. (Would need conditions to state at what point the other side gets more work...)

Soumis par Chris le Jeu 30/08/2018 - 13:54

Certain tasks in Phoenix take a long time to be processed - for example transfers between departments (Transfer In/transfer out). The outgoing HR advisor needs to do data entry but then it gets stuck in the pay centre for a long time - I have employees who arrived 18 months ago who are still with their old department in the system because the file is waiting at the pay centre. This creates a lot of admin burden and unintended issues: manual recovery of pay, can't delete surplus positions if the employee is not deployed out, employee is in the wrong department in PSPM etc. If the outgoing HR advisor enters the data, why can't it go automatically to the incoming HR advisor to do data entry and then the pay aspect is automated (that is the idea of HR2Pay). It seems like a minor issue, but it is a major irritant for managers and employees and there are probably a lot of these "simple" transactions clogging up the queue, leaving less time for high priority transactions (i.e. maternity leave) that may require compensation advisor interaction.
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